Chi phí vận hành là một trong những yếu tố quyết định trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp vận tải. Khi giá nhiên liệu, nhân công, bảo dưỡng, cầu đường và các chi phí phát sinh ngày càng tăng, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào việc tăng giá cước để cải thiện lợi nhuận.

Giải pháp bền vững hơn là tối ưu từng chuyến xe, từng kilomet và từng nguồn lực đang có.

Đây là lý do phần mềm quản lý vận tải, hay TMS (Transportation Management System), ngày càng được doanh nghiệp sử dụng để số hóa việc lập kế hoạch, điều phối, theo dõi vận chuyển và kiểm soát chi phí. Một hệ thống TMS hiện đại có thể quản lý xuyên suốt từ lập kế hoạch đến thực hiện, giám sát và phân tích dữ liệu vận tải.

Vậy phần mềm quản lý vận tải có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí như thế nào?

1. Chi phí vận hành vận tải đang nằm ở đâu?

Trước khi tìm cách giảm chi phí, doanh nghiệp cần xác định chính xác các khoản đang tiêu tốn ngân sách.

Một đội xe thường phát sinh:

• Chi phí nhiên liệu.
• Lương và phụ cấp tài xế.
• Phí cầu đường.
• Bảo dưỡng và sửa chữa.
• Lốp, phụ tùng.
• Khấu hao phương tiện.
• Chi phí điều phối.
• Chi phí bốc xếp.
• Chi phí kho bãi.
• Chi phí chứng từ và đối soát.
• Chi phí xe chạy rỗng.
• Chi phí do thời gian chờ.
• Chi phí phát sinh do giao hàng trễ.
• Chi phí do điều phối và nhập liệu thủ công.

Trong đó, có những khoản rất dễ nhìn thấy như tiền nhiên liệu, nhưng cũng có những khoản chi phí ẩn như xe chạy không tải, xe nằm chờ, tuyến đường đi vòng hoặc thời gian nhân viên dành để tổng hợp dữ liệu.

Chính những chi phí nhỏ này khi cộng lại trên hàng trăm hoặc hàng nghìn chuyến có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận.

2. Phần mềm quản lý vận tải giúp giảm chi phí bằng cách nào?

TMS không tự làm cho nhiên liệu rẻ hơn hay chi phí cầu đường thấp hơn.

Giá trị của phần mềm nằm ở khả năng giúp doanh nghiệp:

Thu thập dữ liệu → Đo lường → Phân tích → Phát hiện lãng phí → Tối ưu.

Ví dụ, thay vì chỉ biết:

• "Chi phí nhiên liệu tháng này tăng."
• Giảm kilomet rỗng chính là giảm chi phí trực tiếp.
• Khai thác tối đa năng lực của đội xe hiện có trước khi đầu tư thêm phương tiện.
• "Hỏng mới sửa."
• "Theo dõi và bảo dưỡng chủ động."
• Chuyến này thực sự có lời không?
• Một cải thiện nhỏ trên mỗi chuyến có thể trở thành khoản tiết kiệm lớn khi nhân với toàn bộ đội xe và cả năm vận hành.
• Giảm những chi phí không tạo ra giá trị.
• "Tháng này đội xe tốn 2 tỷ đồng."
• Xe nào đang có chi phí cao?
• Tuyến nào có chi phí/km lớn?
• Chuyến nào lợi nhuận thấp?
• Xe nào chạy rỗng nhiều?
• Xe nào đang khai thác chưa hiệu quả?
• Chi phí nhiên liệu đang tăng hay giảm?
• Khách hàng nào mang lại lợi nhuận tốt?

Đó chính là giá trị của quản lý vận tải bằng dữ liệu.

21. Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Nếu doanh nghiệp hiện đang quản lý bằng Excel, Zalo, điện thoại và giấy tờ, không nhất thiết phải thay đổi toàn bộ trong một ngày.

Hãy bắt đầu với 5 nhóm dữ liệu:

1. Đơn hàng

2. Xe

3. Tài xế

4. Chuyến vận chuyển

5. Chi phí

Sau đó xây dựng các KPI:

Chi phí/km + Km rỗng + Doanh thu/chuyến + Lợi nhuận/chuyến + Hiệu suất xe.

Khi đã có dữ liệu, doanh nghiệp mới có thể xác định chính xác khoản chi phí nào cần tối ưu trước.

Kết luận

Phần mềm quản lý vận tải không phải là công cụ tự động làm chi phí giảm xuống.

Giá trị lớn nhất của TMS là giúp doanh nghiệp nhìn thấy sự lãng phí mà trước đây khó đo lường, từ đó đưa ra quyết định tốt hơn.

Quy trình tối ưu có thể bắt đầu từ:

Dữ liệu tập trung

→ Điều phối tốt hơn

→ Giảm xe chạy rỗng

→ Giảm kilomet dư thừa

→ Tiết kiệm nhiên liệu

→ Giảm thời gian chờ

→ Tăng hiệu suất đội xe

→ Kiểm soát bảo dưỡng

→ Giảm chi phí hành chính

→ Tăng lợi nhuận.

Doanh nghiệp vận tải không thể quyết định giá nhiên liệu hay phí cầu đường, nhưng hoàn toàn có thể quyết định mỗi chiếc xe chạy bao nhiêu kilomet, nhận bao nhiêu chuyến, chạy rỗng bao nhiêu và tạo ra bao nhiêu lợi nhuận.

Vì vậy, câu hỏi quan trọng không phải là:

"Phần mềm quản lý vận tải có giá bao nhiêu?"

mà là:

"Doanh nghiệp đang mất bao nhiêu tiền mỗi tháng vì những hoạt động chưa được tối ưu?"

Khi đã đo được chi phí, doanh nghiệp mới có thể tối ưu.

Xehub – số hóa quản lý vận tải, tập trung dữ liệu, tối ưu vận hành và kiểm soát chi phí trên một nền tảng.